De automatische distributie van papieren en digitale documenten naar SharePoint heet Triple A ScanView en Triple A Dropzone.

De distributie van papieren en digitale documenten is niet altijd eenvoudig en vaak handwerk. Een groot deel van de tijd is men bezig een document een plek te geven terwijl dit eenvoudig geautomatiseerd kan plaatsvinden.

Voor SharePoint is de standaard nu gezet: ScanView & Dropzone.

Moeilijkheden

Als u papieren documenten wil gebruiken of archiveren in uw SharePoint-omgeving, dan ontkomt u er niet aan om het of handmatig of via een dure multifuncitonal in te richten. Het handmatig uploaden van documenten naar SharePoint is tijdrovend en erg foutgevoelig. Multifunctionals zijn te duur in aanschaf om het handmatige proces te automatiseren.

Documenten en bestanden die door uw bedrijfsapplicaties worden gegeneerd kunnen vaak niet direct worden opgeslagen in SharePoint. Wat blijft er dan over? Wederom een handmatige actie: het bestand wordt eerst opgeslagen op het lokale werkstation of netwerkschijf en vervolgens handmatig gekopieerd naar SharePoint. Dezelfde nadelen als in het papieren proces steken de kop op.

Wat blijft er over? Triple A ScanView en Triple A Dropzone. Een krachtige combinatie van SharePoint-software waarmee u documenten en bestanden zonder tussenkomt eenvoudig distribueert naar uw SharePoint-omgeving.

Mogelijkheden

De oplossing is tweeledig van aard en modulair inzetbaar. ScanView en Dropzone kunnen afzonderlijk van elkaar ingezet worden, gecombineerd zijn ze op hun best.

De papierwinkel

Papieren documenten inscannen kan met ScanView in bulk worden uitgevoerd. U plaatst de documenten op uw scanner, start de scanopdracht en de software doet de rest. Doordat u vooraf heeft aangegeven waar de ingescande documenten moeten worden opgeslagen in SharePoint heeft u er geen omkijken meer naar.

Selectiecriteria kunnen zijn soort document (PDF, tekst, Office), naam van het bestand en/of de extensie ervan, grootte, plaats van opslag door scanner, enzovoorts. Metadata in SharePoint kan automatisch op basis van deze selectiecriteria worden ingevoerd en dat bespaart u het gros van alle eerdere handelingen.

De digitale papierwinkel

Bedrijfskritische applicaties zoals SAP, Exact en Microsoft Dynamics leveren vaak digitale bestanden in de vorm van rapporten, offertes en facturen. Deze pakketten kunnen dikwijls niet direct deze bestanden opslaan in SharePoint. ScanView kan dat wel, door exact dezelfde technologie toe te passen als in het vorige scenario. Op basis van selectiecriteria die u zelf kunt aangeven wordt geheel transparant de output van een applicatie direct naar SharePoint opgeslagen.

E-mail en bijlagen

E-mail is een standaard vorm van communicatie. Vaak wilt u de informatie die u per e-mail binnenkrijgt op slaan voor toekomstig gebruik of delen met uw collega's. U kunt een e-mail printen, inclusief bijlage, of doorsturen.

Nog liever sleept u de mail naar een project- of archiefportaal op SharePoint. Dat kan, met Triple A Dropzone. Eenvoudig drag & drop van een e-mail en bijlagen naar een portaal.

Klanten

Een greep uit het klantenbestand dat gebruik maakt van Triple A ScanView en Dropzone:

• The Triple A Company
  Het is niet vanzelfsprekend voor een softwareontwikkelaar om zijn eigen product te gebruiken. Wij doen dat wel en blijven zo met de voeten in de modder.
   
• Q8
  Om de papieren distributie van facturen te vereenvoudigen en verminderen is ScanView ingezet. Facturen worden ingescand door de pompmanagers op locatie en worden op het hoofdkantoor in Kruibeke verder afgehandeld binnen de SharePoint infrastructuur.
   
• Keerpunt
  Digitale formulieren die via e-mail worden ontvangen als bijlage worden eenvoudig met behulp van Dropzone naar het juiste klantenportaal gesleept.
   
• Colt International
  Ter ondersteuning van de projectenadministratie en -uitvoer door projectleden is de combinatie ScanView en Dropzone gerealiseerd.